7 claves para llevar una Gestión de Proyectos con éxito

Cuando una persona quiere triunfar con una idea de negocio debe realizar de manera correcta la gestión de su proyecto para conseguir el éxito. Los pasos parecen sencillos: definir el proyecto, establecer una planificación de lo que necesita, ejecutar el proyecto, hacer un seguimiento y control de cómo funciona en el mercado y la fase de cierre.  Pero, no es una tarea tan fácil como parece. Para saber cómo gestionar proyectos con éxito se requiere de conocimientos y minuciosidad, que se pueden adquirir con un Máster en Gestión de Proyectos. También es necesario desarrollar habilidades, destrezas y cualidades como profesionales para identificar los aspectos más importantes del proyecto y que éste tenga éxito.

¿Cómo gestionar un proyecto?

1. Fase Inicial de la gestión del proyecto 

Se puede señalar esta fase como la más importante porque de ella dependen todas las demás. Es la etapa en la que se selecciona el equipo de trabajo y el producto o servicio con el que se quiere trabajar. En esta etapa es fundamental tener en cuenta:

•    El Plan de gestión de proyecto, que define el proyecto de manera global: la descripción de los objetivos, el análisis del presupuesto, los recursos con los que se parte, los tiempos de ejecución, la evaluación de riesgos y oportunidades del mercado…
•   El Estudio de viabilidad. Es importante identificar todos los planes alternativos para cumplir con los requisitos del proyecto. Conocer los métodos de evaluación para definir si es viable nuestro producto o servicio en el mercado.
•  Definición del proyecto. Se identificarán los objetivos de la gestión del proyecto, alcance y resultados que se quieren conseguir y los grupos de interés a los que se quiere llegar.
•  El equipo de proyecto. Se elegirán a las personas que trabajarán en el equipo, sus funciones, o el objetivo de sus cargos.
• Revisión de fase. Si el equipo ha conseguido los objetivos propuestos, se puede pasar a la segunda fase.

2. Planificación de los proyectos

Esta es la fase en la que el director de proyecto debe realizar el análisis de las necesidades de personal, recursos y equipo que necesita para que se pueda ejecutar el proyecto en el tiempo estipulado. Su trabajo consiste en:

• Elaborar un Plan de proyecto inicial, en el que se analizarán los elementos críticos y se establecerá cómo gestionar el proyecto.
•  Plan de gestión de recursos, donde se estudiará la mano de obra necesaria, equipos y materiales necesarios.
•  Plan de gestión financiera, para definir cuál es la inversión mínima necesaria para ejecutar el proyecto, sin perder calidad.
•  Plan de gestión de calidad, determina cuales son los objetivos necesarios mínimos que cumplan las expectativas del mercado.
•  Proyecto de análisis de riesgos, y qué estrategias utilizar para minimizarlos.
• Plan de aceptación, donde se definen las normas a seguir en el trabajo.
• Plan de compras y proveedores, es el proceso de adquisición de todo lo necesario para poner el producto o servicio en el mercado.
•  Plan de comunicación, para comunicar nuestro proyecto en el momento preciso a los grupos de interés seleccionados.
• Y, Revisión de la fase, donde se decide si se continúa o no con el proyecto.

3. Ejecución del proyecto

Esta fase es fundamental para controlar la evolución del consumo de recursos, el tiempo que se tarda en prepararlo y el presupuesto del que se dispone. Es necesario en esta fase la coordinación de los equipos para definir las prioridades en el trabajo, conocer los plazos de entrega de cada elemento y realizar un control del gasto. También cabe destacar el control del tiempo para no tener desfases o retrasos y detectar las posibles desviaciones que se produzcan del proyecto inicial, para poder resolverlas. Es el momento de adoptar las medidas correctoras en cada uno de los equipos de trabajo para obtener la máxima eficiencia. Para ello hay que realizar un feedback o repaso de todo el proceso de ejecución.

4. Control de la gestión del proyecto

Esta etapa recoge la revisión y el control del progreso en el proyecto, para detectar lo que no funciona correctamente y realizar un cambio en la planificación y gestión del proyecto. Para esta etapa de control existen numerosos instrumentos como el método de la cadena crítica, o el diagrama de Gantt entre otros. Será necesario tener varias fuentes de verificación, y que el control se realice de manera periódica, con claridad y precisión. Hay que tener varios planes alternativos al primero, para corregir las posibles divergencias del proyecto inicial.

5. Cierre del proyecto

Esta es la fase que define que el proyecto está terminado. Es el momento de evaluar la actividad, llegar a un acuerdo con los clientes, formalizar la conclusión del proyecto, dar la información o formación acordada, organizar la salida del equipo de trabajo y entregar la documentación al cliente.

6. Cualidades de un buen gestor de proyectos

Para gestionar proyectos con éxito se debe ser un buen planificador y ejecutor de objetivos. El cliente confía en él un plan para desarrollar un proyecto o servicio en el mercado y para ello, se rodeará de un equipo profesional que ejecute cada una de las áreas de su trabajo de manera correcta, con responsabilidad, y puntualidad. Cada uno de los miembros de su equipo tendrá un nivel de exigencia alto, para conseguir un producto o servicio final de calidad.

7. Algunos consejos finales

Un buen director de proyectos estará atento a las nuevas temáticas, tecnologías o metodologías del sector, para ofrecer a sus clientes las últimas novedades.

Facilitará la comunicación entre los miembros de su equipo y el cliente, para facilitar la confianza en las respuestas y acertar en el camino a seguir por el proyecto.

Se pondrá en el lugar del cliente, que espera su trabajo, y definirá su responsabilidad para cubrir los objetivos y controlar la calidad del producto final.

Se impondrá una serie de beneficios medibles, con porcentaje de proyectos exitosos, cumplimiento de objetivos, reducción de desviaciones, reducción de errores en producto final, satisfacción del cliente…

Y adoptará un manual de buenas prácticas para la planificación y gestión de proyectos, invirtiendo en talento y calidad para obtener los mejores resultados para su empresa y sus clientes.