La visualización de datos en la gestión de proyectos: un enfoque integral según los estándares de gestión de proyectos

Metáfora de las distintas secciones de un proyecto.

Serie: 'A Global Outlook for Project Managers' (XXIII)

En un panorama donde la tecnología avanza a ritmos sin precedentes, la gestión de proyectos no ha permanecido ajena a esta transformación. Entre los aspectos más significativos de la evolución tecnológica se encuentra, sin duda, la visualización de datos, una práctica que adquiere cada vez mayor relevancia en este campo.

El concepto de gestión de proyecto, entendido como un conjunto de herramientas rígidas, ha ido evolucionando hacia la gestión ágil. Dentro de esta evolución, la gestión de la visualización es importante, y por ello surgió el concepto de visual project management. Fruto de ello, y a pesar de que los estándares de gestión de proyectos no desarrollan explícitamente técnicas de visualización de datos, es necesario decir que sí reconocen su papel crucial e incluyen numerosas referencias a herramientas y métodos que la incorporan de manera implícita.

Hoy analizaremos cómo la visualización de datos se integra en los estándares de gestión de proyectos más extendidos, destacando su importancia y aplicabilidad en la dirección de proyectos siguiendo los manuales oficiales de cada sistema de gestión.

PMBOK v7: Artefactos Visuales para la Comunicación Efectiva

El Project Management Body of Knowledge del Project Management Institute (PMI) en su séptima edición (PMBOK v7), proporciona un marco robusto para la dirección de proyectos, incluyendo una diversidad de artefactos visuales dentro de sus recomendaciones. La visualización de datos aparece como un componente esencial para la comunicación y el entendimiento colectivo.

En primer lugar, es necesario recordar que, para el PMBOK v7, un artefacto es una plantilla, documento, salida o entregable del proyecto. Así las cosas, los artefactos visuales, elementos claves en este contexto, son presentados en el PMBOK v.7 como herramientas que facilitan la organización y presentación de datos de una manera comprensible y manipulable. Esto es particularmente útil en la toma de decisiones y la asignación de prioridades.

Definición y ejemplos de Datos e información visual:

Podemos definir los datos e información visual como los artefactos que permiten la organización y presentación de datos en un formato visual, como gráficos y diagramas, con el objetivo de convertir los datos en información comprensible. Estos artefactos son producidos después de la recopilación y el análisis de datos, y pueden ayudar en la toma de decisiones y la determinación de prioridades.

La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK 7.ª ed.) del PMI recoge en su cuarta sección una amplia variedad de métodos, modelos y artefactos de uso común que los equipos de proyecto pueden utilizar para permitir la comunicación y la colaboración, organizar el trabajo y, por supuesto, producir entregables. Así recoge, dentro de los artefactos que se utilizan más cotidianamente, a los datos e información visuales.

 Ejemplos de artefactos de visualización de datos incluyen el diagrama de afinidad, el diagrama de causa y efecto, el diagrama de flujo acumulativo, el diagrama de Gantt y el histograma. A, B, C…

En definitiva, para el PMI los datos e información visuales son artefactos que organizan y presentan los datos y la información en un formato visual, tales como tablas, gráficos, matrices y diagramas. Estos artefactos son esenciales para la comunicación efectiva en la dirección de proyectos según el PMBOK v7.

ICB: competencias para la visualización en la comunicación

El International Competence Baseline (ICB) de la International Project Management Association (IPMA), aunque no se centra explícitamente en la visualización de datos, sí destaca la importancia de la “comunicación personal” como una competencia clave dentro de las competencias de integración social, un elemento crucial en la gestión ágil de proyectos y en la gestión eficiente y efectiva de la información.

La comunicación personal y la visualización de datos en la gestión de proyectos

El ICB enfatiza el uso de tecnologías de comunicación, lo que implica indirectamente el uso de herramientas de visualización de datos. Esta competencia se extiende a áreas como la gestión de calidad y recursos, así como la planificación y gestión de costes, todas ellas vinculadas a la presentación eficaz de la información.

El uso de tecnologías de comunicación destacado en el ICB implica indirectamente el empleo de herramientas de visualización de datos. La competencia se extiende a la gestión de calidad y recursos, la planificación y gestión de costes, todas vinculadas a la presentación eficiente y efectiva de la información.

Open PM²:  integración táctica de la visualización 

Por su parte, el Open PM² de la Comisión Europea, aunque es el que menos se centra en la visualización de datos entre los estándares mencionados, no la descarta en su aplicabilidad. La gestión de la calidad, la planificación, el control de costes y la gestión de recursos son aspectos en los que, incluso en ausencia de una sección dedicada, la visualización de datos juega un papel implícito.

El Open PM² presupone de manera tácita que la comprensión y el procesamiento de información a través de herramientas visuales es un soporte a las actividades que enfatiza, permitiendo a los profesionales de la gestión de proyectos interpretar y responder a las complejidades del entorno del proyecto de manera eficiente.

La importancia de la visualización de datos en la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, la visualización de datos puede facilitar la comprensión de conceptos complejos, mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y apoyar en la toma de decisiones. Por ejemplo, un diagrama de Gantt puede proporcionar una visión clara del cronograma del proyecto, mientras que un diagrama de flujo puede ayudar a entender los procesos del proyecto.

Por todo ello, aunque el Open PM² no se centra explícitamente en la visualización de datos, la importancia de esta habilidad se refleja en su enfoque en la comunicación personal y en la gestión eficiente y efectiva de la información. Esto subraya el valor de los artefactos visuales en la dirección de proyectos, tal como se destaca en el PMBOK v7.

La necesidad de seguir el ritmo de la evolución tecnológica

Todo lo anterior refleja una tendencia hacia la adaptación de prácticas de gestión que sean capaces de ajustarse al ritmo de evolución tecnológica, reconociendo su poder en la estructuración de un lenguaje común que permita una colaboración y entendimiento eficaces dentro de equipos de proyecto cada vez más diversificados.

Nos encontramos ante una evidencia ineludible: en la gestión ágil, la visualización no es solo un adorno, sino un pilar en la arquitectura de estrategias exitosas. Y es que la evolución no está en combinar data con artefactos visuales, sino en entender que estos últimos son el catalizador de una gestión de proyectos ágil, intuitiva y eficiente.

La próxima vez que tomes un dato, recuerda que te encuentras a un gráfico de distancia de una revelación. La visualización de datos es más que una simple representación de la información, es una herramienta poderosa que puede revelar patrones ocultos, tendencias y correlaciones que de otra manera podrían pasar desapercibidas. En un mundo cada vez más impulsado por los datos, mantenerse al día con las últimas tecnologías y técnicas de visualización es esencial para el éxito de la gestión de proyectos.

Conclusión: una herramienta transversal e indispensable 

La visualización de datos, tal y como se desprende de los estándares, es una herramienta esencial transversal en la gestión de proyectos y de carácter absolutamente transversal.

Ya sea el PMBOK v7, el ICB de la IPMA o el Open PM², todos estos estándares reconocen, de manera explícita o implícita, la importancia de presentar información de manera clara y comprensible, y lo incorporan de formas que realzan su indispensabilidad para convertir datos complejos en información accesible y decisiva., de tal forma que, aunque cada marco tiene su propio enfoque, todos subrayan el valor de la visualización de datos en la dirección de proyectos.

En definitiva, la visualización de datos es una competencia clave en la gestión de proyectos. A través de su uso, los profesionales pueden interpretar y responder a las complejidades del entorno del proyecto de manera eficiente, lo que finalmente conduce a una gestión de proyectos más efectiva.

Referencias recomendadas

• European Commission. (2021). PM2 Project Management Methodology. EU Publisher.
• IPMA. (2015). ICB4 Individual Competence Baseline for Project, Programme & Portfolio Management. International Project Management Association.
• Project Management Institute (2022). Process Groups: A Practice Guide.
• Project Management Institute (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management (English).

Editor: Universidad Isabel I

ISSN 2697-2077

Burgos, España