Gestionando proyectos en la era del teletrabajo: beneficios y desafíos

Teletrabajo.

Serie: 'A Global Outlook for project managers' (XVI)

Después del experimento forzoso de la pandemia Covid-19, el teletrabajo ha dejado huella en nuestra forma de trabajo. En la gestión de proyectos, el teletrabajo se ha convertido en una forma cada vez más popular de garantizar que los proyectos se gestionen de manera efectiva. El teletrabajo es un tipo de acuerdo de trabajo virtual en el que los empleados trabajan de forma remota, generalmente desde casa, en sustitución de un puesto de trabajo fijo sito en la oficina.

El debate sobre las bondades y riesgos del teletrabajo es extenso, desde sus orígenes en la crisis del petróleo, donde nace como alternativa al consumo energético. El teletrabajo ofrece una variedad de beneficios tanto para el empleador como para el empleado. Los académicos parecen concluir que trabajar desde casa no es ni bueno ni malo, depende del contexto en el que se aplique (Gajendran and Harrison, 2007). Estudios recientes advierten de la mayor propensión generalizada al trabajo remoto tras el periodo de teletrabajo forzado por la pandemia. A mayor experiencia trabajando desde casa, mayor es la propensión por seguir trabajando de manera remota (Labrado Antolin et al., 2022).

Gráfico sobre la experiencia de teletrabajo.

Uno de los beneficios más significativos para los jefes de proyecto es que permite a éstos flexibilidad con sus horarios, mejorando la conciliación del trabajo y la vida privada. Además, el teletrabajo permite a los gerentes de proyectos ser más organizados y productivos. Al trabajar de forma remota, los gerentes de proyecto pueden administrar mejor sus tareas y priorizar su trabajo de una manera que maximice su eficiencia. Otra ventaja del teletrabajo para los jefes de proyectos es que permite una mejor colaboración y comunicación. La conectividad remota a la que nos ha acostumbrado el teletrabajo forzado por la pandemia ha provocado que los miembros del equipo, y los clientes, se encuentren cómodos manteniendo reuniones de manera virtual. Además, en casos donde se aplique la metodología Agile, la cotidianeidad de las herramientas de colaboración y visualización en la nube permite que las ceremonias Agile se puedan mantener virtualmente de manera efectiva. De esta manera, el teletrabajo permite una mejor comunicación con los miembros del equipo, clientes y resto de grupos de interés.

Incorporar la opción de trabajo remoto en un proyecto ayudará a crear un ambiente de trabajo más relajado y cómodo. Trabajar desde casa puede abrir una puerta a “desconectar” de ciertas relaciones tóxicas, liberando así estrés. Trabajar de manera remota facilita la concentración y la autonomía, recurso muy valioso en ciertos momentos de la vida de un/a jefe de proyecto. Además, el teletrabajo está habitualmente asociado a incrementos de productividad. Durante un estudio a gran escala Bloom y su equipo de investigación (2015) encontró aumentos de productividad de los teletrabajadores de hasta un 13,5%. En última instancia, el teletrabajo es una excelente manera para que tanto jefes de proyectos como el resto del equipo optimicen su rendimiento, conciliación personal y garanticen que los proyectos se completen a tiempo y con la más alta calidad.

Por todo lo anterior, el trabajo remoto puede ayudar a garantizar que los proyectos se completen a tiempo y que todas las partes interesadas se mantengan actualizadas sobre el progreso del proyecto.

Retos específicos

Aun así, el teletrabajo presenta algunos retos específicos para los jefes de proyecto. Una de las mayores dificultades para un/a jefe de proyecto es mantener el compromiso y el entusiasmo de los miembros de su equipo. Puede ser difícil estimular la motivación y la cercanía a través de un medio digital, especialmente si los miembros del equipo no se conocen entre sí y no tienen una base de confianza previa. Los jefes de proyecto se ven inmersos en un rediseño de sus planes de comunicación más tradicionales (Yang et al., 2021). La flexibilidad de horarios puede dificultar la planificación de reuniones. La flexibilidad de ubicación puede dificultar la celebración de ciertas reuniones en formato híbrido. Esto puede provocar confusiones y retrasos en el trabajo. Otro desafío para los jefes de proyecto es garantizar la seguridad de los datos. Cuando los miembros del equipo trabajan desde casa, el uso inadecuado de sus dispositivos personales puede aumentar el riesgo de vulnerabilidad de los datos. Los jefes de proyecto deben asegurarse de que el equipo cumpla con los estándares de seguridad y de que los datos se transmitan de forma segura. Finalmente, los jefes de proyecto tienen que lidiar con la soledad. El trabajo remoto puede ser solitario, lo que puede llevar a una baja productividad y a la aparición sentimientos negativos. Los jefes de proyecto deben asegurarse de que el equipo se mantenga conectado regularmente para evitar estos problemas.

En resumen, a pesar de sus bondades, el teletrabajo plantea desafíos específicos que los jefes de proyecto han de gestionar. Estos incluyen mantener la motivación y el enfoque de los miembros del equipo, asegurar la comunicación entre ellos, garantizar la seguridad de los datos y lidiar con la soledad.

Referencias:

Bloom, N., Liang, J., Roberts, J., & Ying, Z. J. (2015). Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment. Quarterly Journal of Economics, 130(1), 165–218.

Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. (2007). The Good, the Bad, and the Unknown About Telecommuting: Meta-Analysis of Psychological Mediators and Individual Consequences. Journal of Applied Psychology, 92(6), 1524–1541.

Labrado Antolín, M., Rodríguez-Ruiz, Ó. and Fernández Menéndez, J. (2022), "A time after time effect in telework: an explanation of willingness to telework and self-reported productivity", International Journal of Manpower, Vol. ahead-of-print No. ahead-of-print.

Yang, L., Holtz, D., Jaffe, S., Suri, S., Sinha, S., Weston, J., Joyce, C., Shah, N., Sherman, K., Hecht, B., & Teevan, J. (2021). The effects of remote work on collaboration among information workers. Nature Human Behaviour.

Editor: Universidad Isabel I

ISSN 2697-2077

Burgos, España