Claves para la correcta elección del software de gestión de proyectos

Project management.

Serie: 'A Global Outlook for Project Managers' (XXV)

De entre el abanico de programas informáticos de gestión de proyectos, casi todos presentan las siguientes propiedades comunes (Pasarič & Pušnik, 2022):

• Gestionar las tareas del proyecto y el seguimiento del tiempo.
• Permitir la planificar y programar un calendario con las tareas del proyecto.
• Administrar y gestionar los recursos necesarios del proyecto, como el presupuesto o el personal.
• Realizar un seguimiento de los hitos del proyecto.
• Generar informes y documentación sobre el proyecto.
• Facilitan la colaboración y comunicación entre todos los interesados “Stakeholders” del proyecto.

Características de cada software

Hay otras características que hace de cada software de planificación y gestión de proyectos sean particulares, como puede ser:

1. Integración

Algunas de las herramientas de planificación y gestión de proyectos permiten la integración con otras aplicaciones, lo cual proporciona grandes beneficios en el proyecto ya que permite trabajar de forma más ágil. Por esta razón, es importante evaluar las posibilidades de integración de un software de gestión de proyectos antes de implementarlo si así lo requieren las necesidades u organización.

2. Alcance

No todos los programas de gestión de proyectos proporcionan el mismo alcance, ya que cada uno se enfoca en unas funcionalidades y características específicas. Mientras que algunas herramientas están más enfocadas en proyectos simples, otras resultan más adecuadas para proyectos grandes y complejos, puesto que ofrecen funcionalidades más completas para trabajar con multitud de equipos y recursos. Por lo tanto, aunque la mayoría de las herramientas proporcionan un mínimo de características similares, para ciertas necesidades o proyectos específicos será necesario recurrir a un tipo determinado de software de gestión.

3. Coste

Los costes de los programas de gestión de proyectos pueden variar ampliamente dependiendo de las características y funcionalidades incluidas en este, como, por ejemplo, la cantidad de proyectos soportados o la cantidad de usuarios que pueden acceder. Algunos de estos proporcionan planes básicos gratuitos, como, por ejemplo, Asana o Trello, mientras que otros solo proporcionan versiones de pago, como por ejemplo Microsoft Project (MsProject, software con el que se trabaja desde el Máster en Dirección y Gestión de Proyectos). Por este motivo, resulta esencial analizar y comparar las diferentes opciones para estudiar la rentabilidad a la hora de invertir en un software determinado.

Otras consideraciones

Otras consideraciones que debemos de tener en cuenta a la hora de seleccionar un software de gestión de proyectos son:

• Forma de acceso: acceder a la herramienta a través de una aplicación web o a través de una aplicación de escritorio; ambas opciones presentan ventajas y desventajas. Mientras que las aplicaciones web son más accesibles y no requieren de la instalación de ningún software adicional, las aplicaciones de escritorio suelen ofrecer más funcionalidades, suelen ser más estables y ofrecen un mayor rendimiento.

• Movilidad: Ciertos softwares de proyectos tienen disponibles aplicaciones móviles, que pueden ser útiles para acceder a la herramienta fuera de la oficina. Este tipo de apps ofrecen la flexibilidad de acceder a esta en cualquier momento y lugar, pero con la desventaja de que suelen tener funciones más limitadas con respecto a las versiones de escritorio.

• Adaptabilidad: No todos los programas de planificación y gestión de proyectos presentan indicadores clave de desempeño (KPI), por lo que, si es un requerimiento de nuestra empresa o proyecto, debemos seleccionar aquella que sí se adapte a esta necesidad.

Por otro lado, hay que tener en consideración las características propias de la empresa en cuestión (Best Project Management Software- 2023 reviews & pricing, s/f).

Dependiendo del tamaño de empresa, se va a requerir de la utilización de un tipo de software de gestión de proyectos en particular. Las necesidades que presentan las grandes multinacionales, con miles de proyectos y empleados, no son comparables con las necesidades que pueden presentar las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Además, el presupuesto destinado a obtener dicho software será mucho mayor para las grandes empresas. De esta forma, identificar tanto las necesidades como el presupuesto de la empresa en cuestión es otro de los aspectos más importantes para la elección de la herramienta de gestión más adecuada.

Características de la empresa

En relación también con las características de la empresa, la elección de programas de gestión de proyectos está influenciada por la metodología de la propia empresa. El software de gestión de proyectos debe ser compatible con la metodología utilizada, dependiendo si se trata de una metodología ágil o una metodología tradicional. Para metodologías ágiles, como Scrum, es necesario que la herramienta nos permita planificar las iteraciones del proyecto y la gestión de tareas y del backlog del producto. Por el contrario, para metodologías tradicionales, como el modelo en cascada, será necesario una herramienta que permita una planificación más detallada, el seguimiento de hitos del proyecto y el control de plazos y presupuesto.

Debido a la gran demanda de empresas que requieren de softwares de gestión de proyectos, existen numerosas alternativas en el mercado actual, con características y enfoques diferentes. Cada herramienta tiene sus propios beneficios y características específicas, así como sus propias desventajas o limitaciones. Mientras que algunos softwares se centran en la gestión de tareas y en la colaboración del equipo, otros están más orientados a la planificación y el seguimiento del cronograma del proyecto.

Entre los softwares que podemos encontrar actualmente en el mercado están:

• Microsoft Project
• Asana
• ClickUp
• SmartSheet
• GanttProject
• Trello
• Monday
• ………..

Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management. Interfaz Primavera. Fuente: Oracle.

Logotipo de SAP. Fuente: sap.com

Bibliografía:

• Best Project Management Software- 2023 reviews & pricing. (s/f). Softwareadvice.com.
• Pasarič, F., & Pušnik, M. (2022). Comparison of Project Management Tools. CEUR Workshop Proceedings, 3237, 1–10.

Editor: Universidad Isabel I

ISSN 2697-2077

Burgos, España